Etkinlik Ajansı Misafir Deneyimi

Kişiselleştirilmiş Conversational AI Asistanı

Proje Tanımı ve Mevcut Sorunlar

Premium etkinlik ajansı, düzenli olarak farklı lokasyonlarda ve otellerde büyük markalar için etkinlikler düzenlemekte, ancak katılımcı deneyiminde ve operasyonel süreçlerde çeşitli sorunlar yaşamaktadır:

  • Düzenli katılımcıların tercihlerini manuel olarak takip etmekte zorluk
  • Farklı etkinliklere katılan aynı kişilere ait bilgilerin entegrasyonunda eksiklikler
  • Kişiselleştirilmiş deneyim sunmak için gereken bilgilerin etkinlik ekibi ile zamanında paylaşılamaması
  • Katılımcı tercihlerinin operasyonel süreçlere yeterince hızlı yansıtılamaması
  • Anket ve tercih bilgisi toplama süreçlerinde yaşanan verimsizlikler

Conversational AI çözümümüz, etkinlik katılımcılarının tüm tercih ve özellikleri merkezi bir sistemde toplayarak, kişiselleştirilmiş deneyim sunmayı ve organizasyon süreçlerini optimize etmeyi hedefliyor.

Etkinlik Ajansı AI Sistem Mimarisi

graph TD A[Etkinlik Katılımcıları] <-->|WhatsApp/Mobil| B[Conversational AI Arayüzü] B <-->|Mesajlaşma| C[Kişiselleştirme Motoru] B -->|Anket/Tercih| D[Veri Toplama Modülü] B -->|Sesli Arama| E[Otomatik Arama Sistemi] D -->|Tercihler| F[Tercih Veritabanı] C -->|Profil Sorgusu| F F -->|Misafir Geçmişi| C C -->|Tercih Analizi| G[İçerik Özelleştirme] G -->|Kişisel Öneriler| B B -->|Etkinlik Bilgisi| H[Etkinlik Yönetim Sistemi] H -->|Güncel Etkinlikler| B H -->|Etkinlik İçeriği| G B -->|Katılımcı İletişimi| I[İletişim Modülü] I -->|Bildirimler| A C -->|Operasyonel Bilgi| J[Operasyon Ekibi Portalı] J -->|Etkinlik Raporu| K[Etkinlik Ekibi] J -->|Misafir Özeti| L[Hizmet Personeli] F -->|İstatistikler| M[Analitik Dashboard] M -->|Trend Analizi| N[Yönetim] classDef user fill:#ff9ed8,stroke:#333; classDef core fill:#a8c6fa,stroke:#333; classDef data fill:#b5f5af,stroke:#333; classDef event fill:#ffda85,stroke:#333; classDef team fill:#c2a5ff,stroke:#333; classDef mgmt fill:#ffb991,stroke:#333; class A user; class B,C,D,E,G,I core; class F,M data; class H,J event; class K,L team; class N mgmt;

Örnek Kullanım Senaryoları

Senaryo 1: Düzenli Katılımcı İletişimi
Olay: Alara isimli düzenli katılımcı, 3 ay sonra ABC Markası'nın yeni ürün lansmanı etkinliğine davet ediliyor.
AI Assistant (WhatsApp): Merhaba Alara Hanım, CelebEvents'ten Selin. ABC Markası'nın 15 Eylül'de Raffles Otel'de gerçekleşecek yeni ürün lansmanı için sizi davet etmekten mutluluk duyuyoruz. Geçen Mayıs ayındaki XYZ etkinliğine katılımınız için tekrar teşekkür ederiz ve yine aramızda olmanızı umuyoruz. Katılımınızı onaylar mısınız?
Katılımcı: Merhaba Selin, davet için teşekkürler. Evet, bu etkinliğe katılmayı çok isterim.
AI Assistant: Harika! Katılımınızı onayladığınız için teşekkürler. Önceki etkinliklerimizde vegan menü tercih ettiğinizi ve oda tercihinizin manzaralı odalar olduğunu hatırlıyorum. Bu tercihlerinizi bu etkinlik için de onaylayabilir miyim? Değişiklik yapmak isterseniz bana bildirin.
Katılımcı: Evet, vegan menü tercihim devam ediyor. Ama bu sefer deniz manzaralı oda olursa daha iyi olur aslında.
AI Assistant: Deniz manzaralı oda tercihinizi not aldım. Raffles Otel'in Deniz Manzaralı Deluxe odalarından sizin için ayıracağım. Ayrıca, geçen seferki etkinlikte akşam yemeğinden sonra kahve yerine yeşil çay içmeyi tercih ettiğinizi de sistemimizde görüyorum. Bu tercihiniz de devam ediyor mu?
Katılımcı: Çok ince düşünce, evet aynen öyle. Yeşil çay tercihim devam ediyor.
AI Assistant: Tüm tercihlerinizi sistemimize kaydettim. Etkinliğe yaklaştıkça size detaylı program bilgisi ve QR kodlu davetiyenizi göndereceğim. Şimdiden Raffles Otel'de görüşmek üzere! Başka bir sorunuz veya özel bir isteğiniz var mı?
Arka Plan İşlemler:
  1. Sistem katılımcının önceki etkinlik geçmişini ve tercihlerini otomatik çeker
  2. Yapay zeka, kişiye özel bir açılış mesajı oluşturur (önceki etkinliğe referans vererek)
  3. Katılımcı onayı alındıktan sonra, kişiselleştirilmiş tercihlerini hatırlatır
  4. Katılımcı profili, yeni tercihler doğrultusunda güncellenir
  5. Konaklama ve yiyecek-içecek tercihleri etkinlik ekip portalına iletilir
  6. Otelin rezervasyon sistemine özel talimatlar gönderilir
  7. Hatırlatma ve davetiye gönderim takvimi oluşturulur
Senaryo 2: İlk Kez Katılımcı Anket Görüşmesi
Olay: İlk kez bir etkinliğe katılacak olan Burak isimli katılımcıyı sistem telefon ile arayarak anket yapıyor.
AI Assistant (Telefon): Merhaba, ben CelebEvents'ten Deniz. DEF Markası'nın gelecek aydaki lansman etkinliği için kayıt olduğunuz için teşekkür ederiz. Sizin için kişiselleştirilmiş bir deneyim hazırlamamıza yardımcı olacak birkaç soruya zaman ayırabilir misiniz?
Katılımcı: Tabii ki, memnuniyetle.
AI Assistant: Harika! İlk olarak, herhangi bir diyet kısıtlamanız veya beslenme tercihiniz var mı? Vejetaryen, vegan, glütensiz veya başka özel bir beslenme şekli?
Katılımcı: Özel bir kısıtlamam yok, ama deniz ürünlerini çok severim.
AI Assistant: Deniz ürünleri tercihinizi not aldım. Peki, etkinlikte konaklama için oda tercihiniz nedir? Sessiz bir oda, üst kat, manzaralı oda gibi tercihleriniz var mı?
Katılımcı: Mümkünse üst katlarda ve şehir manzaralı bir oda tercih ederim.
AI Assistant: Üst katta şehir manzaralı oda tercihinizi not aldım. İçecek tercihiniz nedir? Kahve, çay, alkollü içeceklerle ilgili özel bir tercihiniz var mı?
Katılımcı: Türk kahvesi ve kırmızı şarap favorilerim.
AI Assistant: Türk kahvesi ve kırmızı şarap tercihinizi kaydettim. Son olarak, etkinlik programında özellikle ilgilendiğiniz bir bölüm var mı? Örneğin; network oturumları, teknik sunumlar veya deneyim alanları?
Katılımcı: Teknik sunumlar ve ardından yapılacak network oturumları benim için önemli.
AI Assistant: Teknik sunumlar ve network oturumlarına olan ilginizi not ettim. Bu bilgiler ışığında sizin için en iyi deneyimi hazırlayacağız. Tüm tercihleriniz kaydedildi ve etkinlik ekibimizle paylaşılacak. Etkinliğe bir hafta kala size detaylı program bilgisini ve davetiyenizi göndereceğim. Başka eklemek istediğiniz bir şey var mı?
Arka Plan İşlemler:
  1. Sistem, etkinliğe ilk kez katılacak katılımcıları belirler
  2. AI, katılımcının uygun olabileceği bir zamanda otomatik arama planlar
  3. Kişiselleştirilmiş anket soruları müşteriye iletilir
  4. Tercihler (yemek, içecek, oda, program ilgisi) kaydedilir
  5. Yeni katılımcı profili oluşturulur ve sistemde kaydedilir
  6. Tercihler, etkinlik operasyon ekibiyle gerçek zamanlı paylaşılır
  7. Konaklama ve program düzenlemeleri otomatik güncellenir
Senaryo 3: Operasyon Ekibi Bilgilendirmesi
Olay: Etkinlik başlamadan 3 gün önce, sistem operasyon ekibine otomatik rapor gönderiyor.
AI Sistem (Ekip Portalı): ABC MARKASI LANSMAN ETKİNLİĞİ - MİSAFİR RAPORU

Etkinlik Tarihi: 15-16 Eylül 2023
Lokasyon: Raffles Otel, İstanbul
Toplam Katılımcı: 78

KATILIMCI PROFİLİ ÖZETİ:
- VIP Misafirler: 12
- Basın Mensupları: 24
- Şirket Temsilcileri: 26
- Davetli Konuşmacılar: 6
- Diğer Konuklar: 10

ÖZEL DİYET TERCİHLERİ:
- Vegan: 8 kişi
- Vejetaryen: 14 kişi
- Glütensiz: 5 kişi
- Laktozsuz: 3 kişi
- Deniz ürünleri alerjisi: 4 kişi

İÇECEK TERCİHLERİ (EN YAYGIN):
- Filtre kahve: 28 kişi
- Espresso bazlı: 22 kişi
- Türk kahvesi: 15 kişi
- Yeşil çay: 8 kişi
- Kırmızı şarap: 34 kişi
- Beyaz şarap: 21 kişi
AI Sistem (Ekip Portalı): ÖZEL DİKKAT GEREKTİREN MİSAFİRLER:

1. Alara Yılmaz (Düzenli Katılımcı)
- Vegan menü
- Deniz manzaralı oda
- Yeşil çay tercihi (özellikle akşam yemeği sonrası)
- Not: Önceki 4 etkinliğimize katıldı, geçen seferki manzara odasından çok memnun kalmıştı

2. Mehmet Kaya (VIP)
- Şirket CEO'su
- Glütensiz diyet
- Oda tercihi: Süit, sessiz
- Fransız kırmızı şarap tercihi
- Not: Sabah organizasyonları için erken uyanma alışkanlığı var, kahvaltı servisi 6:30'da hazır olmalı

3. Ayşe Demir (Davetli Konuşmacı)
- Laktozsuz diyet
- Tercihen alt katlarda oda
- Konuşma öncesi oda servisi: Bitki çayı
- Not: Etkinlikten önce 30 dakika sessiz bir hazırlık alanı talep ediyor
AI Sistem (Ekip Portalı): ÖNEMLİ HATIRLATMALAR:

- VIP katılımcıların odalarına özel karşılama hediyesi konulacak
- Konuşmacıların odalarına teknik bilgi dosyaları bırakılacak
- Basın mensupları için özel basın kiti hazırlanacak
- Özel diyet gerektiren tüm katılımcılar için restoran ve mutfak ekibiyle kontrol yapılacak
- Tüm katılımcıların önceki etkinliklerde beğendiği içecekler odalarında bulundurulacak

Bu rapor, tüm katılımcıların kişisel tercihleri ve geçmiş etkinlik deneyimlerine göre hazırlanmıştır. Detaylı katılımcı listesi ve kişisel tercih kartları ekte PDF olarak paylaşılmıştır. Değişiklik veya güncelleme olduğunda bilgilendirme yapılacaktır.
Arka Plan İşlemler:
  1. Sistem tüm katılımcı verilerini analiz eder
  2. Tercih ve alışkanlıkları kategorilere ayırır
  3. Özel dikkat gerektiren durumlar için uyarılar oluşturur
  4. Düzenli katılımcıların geçmiş deneyimlerinden faydalanır
  5. Otomatik operasyon raporu oluşturur
  6. Otel, catering ve etkinlik ekibiyle bilgileri paylaşır
  7. Olası sorunlar için önceden uyarı sistemi kurar
Senaryo 4: Etkinlik Sonrası Değerlendirme
Olay: Etkinlikten bir gün sonra, katılımcıya kişiselleştirilmiş teşekkür mesajı ve değerlendirme anketi gönderiliyor.
AI Assistant (WhatsApp): Merhaba Alara Hanım, ABC Markası'nın lansmanına katıldığınız için teşekkür ederiz. Umarım etkinliğimizden ve Raffles Otel'deki deniz manzaralı odanızdan memnun kalmışsınızdır. Size özel hazırlanan vegan menümüzü beğendiğinizi umuyoruz. Deneyiminizi geliştirmemize yardımcı olmak için birkaç soruya cevap vererek geri bildirimde bulunabilirseniz çok seviniriz. Değerlendirme anketine katılmak ister misiniz?
Katılımcı: Merhaba, evet çok güzel bir etkinlikti. Anket için birkaç dakikam var.
AI Assistant: Teşekkürler! İlk sorum: Oda tercihleriniz istediğiniz gibi miydi? Deniz manzaralı odanız beklentilerinizi karşıladı mı? 1-5 arası bir puanlama yapabilir misiniz?
Katılımcı: Kesinlikle 5, oda harikaydı ve manzara beklediğimden çok daha güzeldi.
AI Assistant: Mükemmel! Peki vegan menümüzü nasıl buldunuz? Yine 1-5 arası bir değerlendirme alabilir miyim?
Katılımcı: Menü için 4 diyebilirim. Çoğu seçenek çok lezzetliydi, ama biraz daha çeşit olabilirdi.
AI Assistant: Değerli geri bildiriminiz için teşekkürler. Vegan menümüzde daha fazla çeşit sağlamak için not aldık. Etkinlik programımızı nasıl değerlendirirsiniz? Sunumlar, aktiviteler ve zaman yönetimi açısından 1-5 arası puanlayabilir misiniz?
Katılımcı: Program için 5 verebilirim. Özellikle network oturumlarının zamanlaması çok iyiydi.
AI Assistant: Harika geribildirim! Son bir soru: Gelecek etkinliklerimizde iyileştirmemizi istediğiniz herhangi bir şey var mı?
Katılımcı: Belki daha çeşitli vegan atıştırmalıklar olabilir. Birde odalara konulan hoş geldin hediyelerinin de vegan olması güzel olurdu.
AI Assistant: Bu çok değerli bir öneri, kesinlikle dikkate alacağız! Gelecek etkinliklerimizde vegan atıştırmalık çeşitliliğimizi artıracak ve vegan hoş geldin hediyeleri hazırlayacağız. Katılımınız ve geri bildirimleriniz için tekrar teşekkür ederiz. ABC Markası'nın yıl sonundaki Yeni Yıl etkinliğinde de sizi aramızda görmekten mutluluk duyarız. Bu etkinlik hakkında bilgi almak ister misiniz?
Arka Plan İşlemler:
  1. Sistem katılımcı profilini ve etkinlik detaylarını otomatik çeker
  2. Kişiselleştirilmiş değerlendirme anketi hazırlanır
  3. Katılımcının verdiği puanlar analiz edilir
  4. Özel istek ve öneriler kategorize edilerek kaydedilir
  5. Gelecek etkinliklerde kullanılmak üzere tercih veritabanı güncellenir
  6. Yönetim paneline değerlendirme sonuçları iletilir
  7. Geribildirimler etkinlik ekibiyle paylaşılır

Sistemin İş Faydaları ve Etkinlik Verimliliği

Operasyonel Verimlilikteki İyileşmeler
Metrik Önceki Durum AI ile İyileşme
Tercih toplama süresi 5-7 gün 1 gün %80-85
Veri giriş hataları %12 %0.5 %96
Operasyon ekibi çalışma saatleri 320 saat/etkinlik 120 saat/etkinlik %62.5
Özel talepleri karşılama oranı %65 %98 %51
Etkinlik hazırlık süresi 21 gün 10 gün %52
Müşteri ve Katılımcı Memnuniyeti
Katılımcı Memnuniyeti: %95
Önceki Durum: %78
Düzenli Katılımcı Artışı
AI ile: %82 tekrar katılım
Önceki Durum: %53 tekrar katılım
Ek İş Faydaları
  • Marka Sadakati: Markaların etkinlik acentesine bağlılığında %37 artış
  • Ortalama Etkinlik Bütçesi: %22 artış (premium deneyim nedeniyle)
  • Personel Verimliliği: Aynı ekiple %145 daha fazla etkinlik düzenleme kapasitesi
  • Maliyetler: Organizasyon maliyetlerinde %18 azalma
  • İş Fırsatları: Yeni müşteri kazanımında %41 artış

AI Sistemi Prompt Yapısı ve Kullanıcı Deneyimi

Örnek Prompt Yapısı
System Prompt:
Sen CelebEvents etkinlik ajansının kişiselleştirilmiş katılımcı asistanısın. 
Görevin, etkinlik katılımcılarıyla iletişim kurarak tercihlerini öğrenmek, etkinlik deneyimlerini kişiselleştirmek,
sorularını yanıtlamak ve operasyon ekibine gerekli bilgileri iletmek.
İletişiminde kibarsın, profesyonelsin ve her katılımcının geçmiş tercihlerini hatırlayarak kişiselleştirilmiş bir deneyim sunuyorsun.
Markaların etkinliklerini premium bir hizmet olarak sunduğunu unutma ve buna uygun bir ton kullan.

Context:
- Katılımcı bilgileri: {ad_soyad}, {pozisyon}, {şirket}, {iletişim_bilgileri}, {daha_önce_katıldığı_etkinlikler}
- Etkinlik detayları: {marka}, {etkinlik_adı}, {tarih}, {konum}, {program}
- Katılımcı tercihleri: {beslenme_tercihleri}, {içecek_tercihleri}, {oda_tercihleri}, {özel_istekler}
- Geçmiş etkileşimler: {önceki_geri_bildirimler}, {memnuniyet_durumu}, {şikayetler}, {övgüler}
- Mevcut etkinlik olanakları: {otel_detayları}, {menü_seçenekleri}, {aktiviteler}, {VIP_hizmetler}
- İş geçmişi: {daha_önce_verilen_yanıtlar}, {davranış_modelleri}, {özel_notlar}

İletişim Akışı:
1. Katılımcıyı ismiyle selamla, kendini tanıt ve amacını belirt
2. Geçmiş etkinliklere katılımlarından bahset (varsa)
3. Etkinlik detaylarını ve temel bilgileri sun
4. Kişiselleştirilmiş ve özelleştirilmiş hizmet seçenekleri öner
5. Önceki tercihlerini hatırlat ve bunları tekrar onaylat veya değişiklikleri not et
6. Katılımcının özel isteklerini topla ve sistem veri tabanına kaydet
7. Teşekkür et ve sonraki adımları açıkla, ardından görüşmeyi kibarca sonlandır
Farklı Katılımcı Tipleri İçin Kişiselleştirilmiş İletişim
Kurumsal Katılımcı İçin Ton ve İçerik

Hedef: Profesyonel, iş odaklı, verimli iletişim

Örnek Açılış: "Sayın [İsim] Bey/Hanım, ABC markasının 15 Eylül'deki Yıllık İnovasyon Zirvesi'ne davetimizi kabul ettiğiniz için teşekkür ederiz. [Şirket] adına gösterdiğiniz ilgi için minnettarız. Geçen seneki Teknoloji Forumu'na katılımınızdan beri sizi tekrar ağırlamayı dört gözle bekliyorduk."

Odak Noktaları:

  • İş bağlantıları kurma fırsatları
  • Program akışı ve içeriği net olarak belirtme
  • Konaklama ve seyahat detaylarında verimli çözümler
  • Profesyonel sunumlar ve içerik vurgusu
VIP Katılımcı İçin Ton ve İçerik

Hedef: Lüks deneyim odaklı, yüksek kişiselleştirme, üst düzey hizmet vurgusu

Örnek Açılış: "Merhaba [İsim] Bey/Hanım, sizinle tekrar iletişime geçmek benim için bir ayrıcalık. ABC markasının özel lansmanında sizi ağırlayacağımız için büyük heyecan duyuyoruz. Geçen sene tercih ettiğiniz 18 yıllık özel viskiyi bu etkinlik için de temin ettik ve süitinizde hazır bulunduracağız."

Odak Noktaları:

  • Özel transfer hizmetleri (limuzin, helikopter seçenekleri)
  • Kişiye özel menü ve seçilmiş şefler
  • En prestijli odalar ve özel hizmetler
  • Kişisel asistan ve concierge hizmetleri
  • Geçmiş tercihlerine özel dikkat ve ince detaylar